NF est une marque collective de certification.
Elle garantit qualité et sécurité des produits et services certifiés.
La marque NF garantit non seulement la conformité aux normes en vigueur mais aussi des critères de qualité supplémentaires correspondant aux besoins des utilisateurs.

LA CERTIFICATION NF LOGICIEL

INFOCERT est l’organisme qui procède à l’audit technique concourant pour la certification.
AFNOR assure la maitrise d’œuvre du processus de certification.

L’évaluation de la conformité s’articule sur :

• L’audit par une tierce personne
• La vérification formelle du produit par des tests
• L’engagement formel de VALLIS sur le fait que le logiciel IMMOS répond en tous points aux exigences réglementaires.

La certification s’applique au logiciel ainsi qu’à ses services associés (support, hotline, maintenance,…) qui doivent être conformes avec les normes ISO/CEI 25051 et ISO 9001 et permet d’identifier les logiciels respectant les nouvelles réglementations de l’administration fiscale concernant les comptabilités informatisées.

OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES EN MATIÈRE DE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE

Sans être exhaustif voici les fonctions et caractéristiques techniques à remplir pour permettre à l’entreprise de tenir ses obligations réglementaires :

A - Enregistrement des données comptables :

• Génération des écritures conformes avec le Plan Comptable Général ;
• Chaque écriture doit contenir un nombre d’éléments à minima qui en assure la traçabilité.

B - Conservation et restitution des données

Le logiciel doit :

• Proposer l’ensemble des documents déclaratifs pour toute clôture de période ;
• Mémoriser l’ensemble des données et traitements informatiques qui contribuent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et fiscaux.

C - Données d’audit et traçabilité

Le logiciel doit :

• Permettre d’analyser le processus de gestion comptables des données déclarées et archivées ;
• Et en conséquence enregistrer les opérations liées aux écritures et aux processus comptables.

D - Accès aux données fiscales

Le logiciel doit :

• Générer une archive fiscale pour chaque période contrôlée et déclarée ;
• Et en conséquence restituer les données comptables, le tableau des immobilisations qui les justifient et les déclarations fiscales pour les 3 dernières années au minimum.

L’archive fiscale doit être générée dans un format accessible et indépendant du logiciel.

APPLICATIONS AU DOMAINE DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS

Nonobstant le respect générique des règles précitées qui s’adressent à tout applicatif contributif  des écritures comptables et des données fiscales, un logiciel de gestion des immobilisations doit être conforme avec les différents textes réglementaires.

Peuvent être cités sans être exhaustif :

• le Code Général des Impôts
• le Bulletin Officiel des Impôts
• le Plan Comptable Général
• les exigences complémentaires pour les Logiciels Certifiés de la marque NF Logiciel.

Voici une synthèse des nouvelles règles applicables depuis le 1er janvier 2005 et des exigences en matière de comptabilité informatisée appliquée aux immobilisations :

• Décomposition des biens complexes en composants
• Dissociation des modes de calcul d’amortissement comptable (basée sur la durée d’utilité) et du mode de calcul d’amortissement fiscal (basé sur la durée d’usage)
• Suivi et traçabilité de chaque événement du cycle de vie des biens
• Génération et exportation des écritures comptables correspondantes
• Édition et justification des liasses fiscales 2054 et 2055
• Constitution des éléments de l’archive fiscale
• Alimentation de la piste d’audit qui retrace les événements clés (Clôture, modification de durée,…)

LA VALEUR AJOUTÉE DE VALLIS : L’OPTIMISATION DES DONNÉES

Nonobstant l’impact de la Certification NF sur le constat impartial et indiscutable de la qualité et de la conformité d’IMMOS nous avons développé au sein de VALLIS, fort de notre expérience de plus de quinze ans dans le domaine de la gestion des immobilisations, une prestation à haute valeur ajoutée.

La principale problématique de ce domaine de gestion provient de la nature même de l’information traitée : les immobilisations.

En effet la combinaison de leur durée de vie, des évolutions technologiques, des nouvelles mesures comptables et fiscales, d’une part fait apparaître une opportunité de gains signifiants lors de la récupération des données, d’autre part permet à l’entité de bénéficier des mesures incitatives à l’investissement.

Cela signifie concrètement :

• Améliorer la présentation des bilans et du résultat d’exploitation
• Bénéficier sans risque des diminutions potentielles de l’I.S pour les biens éligibles au dégressif fiscal
• Diminuer, grâce à la mise en place d’indicateurs de vérification de présence et d’obsolescence, la base des biens taxables
• Procéder aux inventaires réglementaires
• Maitriser  les valeurs d’assurance et les coûts de maintenance (qui sont toujours liés à la valeur brute des biens déclarés)
• Mettre en place une véritable gestion stratégique de l’investissement permettant l’analyse du passé et une vision prospective, en lieu et place d’un enregistrement sommaire de factures.

Notre démarche s’inscrit simultanément :

1- Dans le respect de la législation :

• en matière de comptabilité informatisée;
• pour la gestion des immobilisations proprement dite.

2- Dans l’assurance qualité des processus de fabrication du logiciel et de soutien après vente à nos clients.

3- Dans l’application des mesures les plus favorables aux entreprises.

Des informations complémentaires sont accessibles sur Internet concernant :

La certification NF Logiciel : www.infocert.org
Les obligations réglementaires : www.comptabiliteinformatisee.org

En pratique, deux cas peuvent être distingués :

1) Soit l’avoir est établi au cours du même exercice que la facture : le coût net définitif de l’immobilisation est connu (Facture – Avoir) et constitue la base d’amortissement, quelles qu’en soient les modalités.

2) Plus délicat est le traitement d’un avoir reçu postérieurement à la clôture de l’exercice d’entrée du bien : le délai peut varier entre un et plusieurs exercices.

Sur le plan comptable, cette opération s’analyse en une sortie partielle de la valeur initiale du bien, entrainant un nouveau calcul des dotations pour amortissement sur la valeur rectifiée du bien avec effet au jour d’entrée de celui-ci.

Elle a pour conséquence :

• la modification du coût initial, base de calcul des dotations ;
• la rectification des dotations enregistrées pour les exercices antérieurs clos à la date de l’avoir ;
• la reprise de la fraction excédentaire des dotations constatées.

Voici un exemple illustrant cette situation :

Le 01/01/N  l’entreprise acquiert une machine outil d’un coût de 120 000 €, d’une durée d’utilité économique de 10 ans, amortissable suivant le mode linéaire ; elle est éligible à l’amortissement fiscal sur la même durée suivant le mode dégressif accéléré.

Suite à une négociation, le fournisseur accorde une remise sur ce matériel de 6000€ en date du 30/06/N+2, les exercices N et N+1 étant clôturés.

Le bien entré sur l’exercice N a été amorti de la façon suivante :

Comptablement :

• Exercice N :  120 000 x 10% = 12 000
• Exercice N+1 :  120 000 x 10% = 12 000
• Total = 24 000

Fiscalement :

• Exercice N :   120 000 x 10% x 2,50  = 30 000
• Exercice N+1 :  90 000/9 x 2,50 = 22 500
• Total = 52 500

Notons que l’entreprise utilise la faculté de constituer une provision pour amortissement dérogatoire (compte 145 du PCG) égale à la différence entre dotation fiscale et dotation comptable.

Au 30 juin de l’exercice N+2, date de réception de l’avoir de 6 000 € la situation se présente comme suit :

                          Amortissements comptables        Dotation Dérogatoire
Exercice N :        12 000                                         18 000
Exercice N+1 :    12 000                                         10 500
Totaux :             24 000                                         28 500

Observons que l’exercice N+2 est en cours et que les amortissements étant calculés en fin d’exercice, aucune dotation n’a encore été comptabilisée.

La réduction du coût du bien découlant de l’avoir, soit 120 000 – 6 000 = 114 000 aurait conduit à l’enregistrement des dotations suivantes :

                          Amortissements comptables        Dotation Dérogatoire
Exercice N :        11 400                                         17 100
Exercice N+1 :    11 400                                           9 975
Totaux :             22 800                                         27 075

Le 1er jour de l’exercice N+2 l’excédent d’amortissement découlant de l’avoir se présente comme suit :

• Comptable : 24 000 – 22 800  = 1 200
• Fiscal :  28500 – 27 075  = 1 425

Il faut donc reprendre partiellement les dotations antérieures par les écritures suivantes :

Amortissements comptables :

• Débit 281 5… :      1 200
• Crédit 781 12… :           1 200

Provision pour amortissements dérogatoires :

• Débit 145… :      1 425
• Crédit 787 25… :        1 425

À la clôture de l’exercice N+2, les dotations seront constatées :

• Amortissements comptables :  11 400
• Provision pour amortissements dérogatoires : 4 631

Les dotations cumulées depuis le 01/01/N, calculées d’après le coût rectifié du bien, apparaitront comme suit :

• Cumul Amortissements comptables :  34 200
• Cumul Provision pour amortissements dérogatoires :  31 706

On s’aperçoit que ces calculs, simples dans leur principe, peuvent en pratique devenir très complexes voire ingérables.

Seul un outil Certifié “NF Logiciel” peut garantir la conformité et la fiabilité de ces opérations. Le progiciel IMMOS prévoit ce type de correction et régularise automatiquement, quelles que soient les modalités de calcul, les dotations antérieures. 

IMMOS vient de recevoir, pour la 2ème année consécutive, la Certification “NF Logiciel comptabilité informatisée”.

Les difficultés d’évolution des règles comptables françaises :

En France, fiscalité et comptabilité sont étroitement liées. En application de l’article  38 du CGI, le résultat fiscal est déterminé à partir du résultat comptable. En principe, un produit latent comptabilisé est imposable et une charge non comptabilisée n’est pas déductible.

Le résultat comptable est également dépendant des règles fiscales de par l’exigence de comptabilisation des provisions réglementées afin de pouvoir bénéficier de leur déductibilité.

Néanmoins, cette connexion n’est pas parfaite puisque selon un bulletin comptable et financier  hors série de mars 2010, 220 divergences entre ces deux résultats requièrent des retraitements extracomptables.

Le passage du résultat comptable résultant des opérations purement économiques de l’entreprise au résultat fiscal s’effectue donc à l’aide de deux systèmes très différents :

• l’enregistrement des provisions réglementées par des écritures comptables
• des réintégrations et déductions sur l’imprimé 2058.

Le premier système repose sur le principe de la partie double. Le suivi historique des charges purement fiscales est ainsi assuré. En revanche le second ne bénéficie pas de cet atout et représente ainsi un risque fiscal et un surcroît de travail non négligeables pour les entreprises.

Ce système de connexion est un frein à l’évolution des règles comptables françaises et conduit souvent le normalisateur à introduire dans ses projets de réforme des écritures ou options incompatibles avec le but recherché afin de maintenir certaines déductions.

Tel a été le cas pour les règlements CRC 2002-10 relatif à l’amortissement et à la dépréciation des actifs et  CRC 2004-06 relatif à la définition, la comptabilisation et l’évaluation des actifs, dans lesquels la possibilité de constituer des provisions pour gros entretiens ou grandes révisions ou d’enregistrer certains frais d’acquisition d’immobilisation en charge a été maintenue. Ces réformes ont également nécessité des modifications des règles fiscales exposées dans l’instruction du 30 décembre 2005.

Depuis 2005, l’évolution du PCG est quasiment stoppée essentiellement pour des raisons fiscales. En effet, l’introduction de l’actualisation, de l’activation des contrats de location financement entraînerait d’importantes conséquences  sur les bases imposables des entreprises et les recettes fiscales de l’Etat. Celles-ci deviendraient  plus volatiles et surtout dépendraient des modifications comptables ultérieures. L’Etat perdrait la maîtrise de ses ressources.

Il convient donc de s’interroger sur les mesures à prendre afin que l’évolution des règles comptables puisse s’effectuer sans incidence fiscale.

Les solutions envisageables :

Première possibilité :

Supprimer l’exigence de comptabilisation des charges purement fiscales et l’imposition des gains latents enregistrés, par des ajustements sur l’imprimé 2058. Cette solution génèrerait un accroissement important des retraitements extra comptables et par conséquent un suivi encore plus complexe qu’aujourd’hui des bases fiscales des postes du bilan.

En effet, comment déterminer aisément la plus value imposable d’une immobilisation détenue depuis 10 ans dont la valeur d’origine comptable, la valeur d’origine fiscale, et les bases et modes d’amortissement sont différents?

Deuxième possibilité :

Ainsi  les opérations économiques seraient enregistrées dans les comptes des classes 1 à 7 et conduiraient à l’établissement de documents comptables exempts d’écritures purement fiscales. Puis les ajustements fiscaux nécessaires à l’élaboration de véritables documents fiscaux (bilan fiscal et compte de résultat fiscal) seraient comptabilisés en partie double dans les comptes de classe 9.

Précisions techniques relatives à cette solution :

Chaque compte comptable aurait son complément fiscal (exemples: 503 VMP et 9503 VMP, complément fiscal (CF) ; 76 Produits financiers et 976 Produits financiers, CF). Les documents comptables seraient établis à l’aide des comptes des classes 1 à 7 uniquement.

Les documents fiscaux seraient élaborés à partir des comptes des classes 1 à 7 et 9. Les soldes du compte comptable et de son complément fiscal (CF) seraient fusionnés. Les comptes des classes 1 à 5 + 91 à 95 alimenteraient le bilan fiscal et ceux des classes 6 et 7 + 96 à 97 le résultat fiscal.

La solution proposée se contente simplement d’uniformiser le traitement des divergences comptabilité/fiscalité en les comptabilisant en classe 9.

Avantages et inconvénients de cette nouvelle approche :

Inconvénients:

• Changement d’habitude
• Coût de formation des préparateurs des comptes (quelques heures car il s’agit d’écritures en partie double)
• Coût d’adaptation des logiciels comptables (faible)
• Coût de la première application (faible)
• Modification du Code Général des Impôts et du Plan Comptable Général (importante pour le CGI, faible pour le PCG)
• Modification des capitaux propres et résultats comptables et par voie de conséquence des résultats distribuables (problème de droit des sociétés).

Avantages:

• Sécurité fiscale pour les entreprises et l’administration grâce à un meilleur suivi des divergences comptabilité/fiscalité.
• Méthode indépendante du référentiel comptable en vigueur.
• Liberté d’évolution de la comptabilité et de la fiscalité sans interférence de l’une sur l’autre.
• Maintien de la connexion, le résultat fiscal étant toujours déterminé à partir du résultat comptable par des écritures de classe 9 autorisées par l’administration.
• Etablissement d’un bilan fiscal indiquant les bases fiscales des actifs et des passifs et d’un résultat fiscal mentionnant de manière détaillée tous les produits imposables et toutes les charges déductibles. Documents que les partenaires de l’entité pourraient éventuellement consulter.
• Enregistrement des divergences comptabilité/fiscalité par un seul système (classe 9 et partie double) permettant un suivi historique performant.
• Détermination aisée des impôts différés par la comparaison des capitaux propres comptables et des capitaux propres fiscaux (voir exemples joints).
• Etablissement de documents fiscaux (bilan et compte de résultat) en normes fiscales françaises, permettant ainsi aux agents des services fiscaux de ne pas avoir à maîtriser toutes les évolutions des règles comptables françaises.
• Etablissement et contrôle automatisés des déclarations fiscales grâce au recours à la partie double.
• Simplification de l’enseignement de la comptabilité et de la lecture des documents comptables par des non comptables, par la suppression des provisions réglementées et toutes les options comptables existant uniquement pour des raisons fiscales. Etudiants, chefs d’entreprises, directeurs comptables, analystes financiers et banquiers devraient être satisfaits, sans que l’administration fiscale ne soit perdante.

Conclusion :

Toute décision d’application de cette solution par l’administration fiscale, nécessiterait préalablement une étude d’impact et la consultation de toutes les parties intéressées, une telle réforme ne pouvant  se réaliser sans un large consensus.

Annexes :

EXEMPLE 1 D’APPLICATION DE LA DECONNEXION INTEGREE :

Traitement des charges non déductibles provisoirement et des charges non déductibles définitivement.

EXEMPLE 2 D’APPLICATION DE LA DECONNEXION INTEGREE :

Traitement des charges non déductibles définitivement, des produits non imposables définitivement et des produits non imposables provisoirement.

Parmi ces obligations, l’archivage fiscal introduit, depuis le Bulletin Officiel des Impôts de janvier 2006, de nouvelles exigences pour les entreprises :

• Production de tous les états fiscaux.
• Lien avec les écritures comptables contributives à la production des états fiscaux.
• Traçabilité de toutes les opérations.

Nous savons aujourd’hui que les supports physiques amovibles (CD, DVD, disque externe…) ne présentent pas une fiabilité totale, car ils comportent des risques de détérioration.

C’est la raison pour laquelle certaines sociétés se sont spécialisées dans la gestion et la protection des données numériques.

En résumé, l’entreprise doit s’assurer en interne que tous les éléments de l’archive fiscale sont à disposition des contrôleurs, et ce sur un support indépendant des logiciels utilisés.

Ensuite elle doit s’assurer de la sécurité de cette archive.

L’alternative au support physique ou à toute solution spécifique interne à l’entreprise consiste à l’externaliser chez un tiers de confiance.

Ces sociétés spécialisées vous permettent de dématérialiser, transmettre et archiver vos données légales.

Vos avantages :

• Sécurité totale de vos données
• Importante réduction de vos coûts.

Sans vouloir céder au pessimisme ambiant, il est réaliste de constater que rares sont les secteurs non touchés par la conjoncture internationale en crise.

Pour une majorité d’entreprises, on assiste à :

• une baisse importante du chiffre d’affaires,
• de réelles difficultés pour obtenir des financements,
• voire des licenciements.

Cette situation de grande instabilité entraine une perte de lisibilité de l’activité de l’entreprise, ce qui a pour conséquence logique un effondrement des investissements.

Savoir utiliser les dispositions légales en faveur des investissements

Trop de gestionnaires et dirigeants n’ont encore pas mesuré les possibilités qui leur sont offertes pour optimiser la gestion d’un des plus importants postes de leur bilan : l’actif immobilisé.

Que vous ayez pris le risque mesuré de maintenir votre niveau d’investissements, ou que vous ayez cédé à la tendance générale d’attendre que l’orage passe avant de réinvestir, vous êtes directement concernés par ce qui va suivre.

À quelques mois de la clôture des comptes, il est nécessaire de “faire votre bilan” sur la manière dont vous valorisez votre actif aujourd’hui, et d’appliquer toutes les dispositions légales pour l’améliorer.

→ des résultats maîtrisés et valorisés par l’application de la durée d’utilité

Vous avez, par précaution, suspendu vos investissements en 2009, avec une faible prévision pour 2010. Vous continuez donc de fonctionner avec vos biens actuels. Ce qui signifie qu’ils vous procurent encore des « avantages économiques » liés à leur utilisation.

Or, quelle est leur valeur aujourd’hui ? Combien avez-vous d’immobilisations, que vous utilisez encore pleinement aujourd’hui, et qui pourtant ont une valeur nette nulle ? Et ce, depuis combien d’années déjà ?

L’application de la Durée d’Utilité, obligatoire pour toutes les entreprises rappelons-le,  vous permet :

• D’allonger la durée de vie de vos biens pour refléter leur réelle valeur économique.
• D’améliorer votre résultat d’exploitation par un allégement de vos charges d’exploitation (durée d’amortissement plus longue = dotation plus faible)
• De négocier un meilleur taux d’intérêt auprès des banques.

→ l’intérêt financier du dégressif fiscal

Outre les avantages économiques de l’amortissement sur la durée d’utilité des biens, attardons nous un instant sur l’avantage fiscal qu’offre l’application de l’amortissement dégressif, car il en vaut la peine.

Vous le savez, afin de favoriser l’investissement le législateur permet depuis longtemps déjà d’amortir fiscalement certains biens plus rapidement que leur durée réelle d’utilisation.

Il est encore temps avant votre prochaine clôture, pour les investissements que vous avez réalisés cette année, de pratiquer systématiquement le dégressif fiscal pour tous les biens éligibles à ce mode d’amortissement (matériel industriel, matériel informatique, matériel de transport, certains agencements, etc…)

Pourquoi ? Parce que grâce à cette décision vous allez immédiatement :

• renforcer vos capitaux propres par la constitution d’une provision (pour amortissement dérogatoire),
• optimiser l’impôt sur les sociétés pour l’année en cours et les années futures,
• augmenter de façon significative votre trésorerie.

En effet le dégressif fiscal n’est pas régi par la permanence des méthodes, du fait de l’amortissement dérogatoire qu’il génère. Autrement dit en 2009 il peut même être appliqué au minimum (linéaire), ce qui n’obère en rien la poursuite de son calcul pour l’année prochaine, voire même de rattraper l’intégralité du montant sur l’année 2010.

→ l’issue de la réévaluation libre

Enfin, rappelons que lorsqu’une entreprise se trouve en grande difficulté, la loi (articles 350-1 du PCG et L123-18 du Code de commerce) prévoit la possibilité de réévaluer l’actif immobilisé dans son ensemble afin de le revaloriser.

On remet ainsi en cause le coût historique des biens, dans le cas où son inscription au bilan ne reflète plus l’image fidèle du patrimoine.

Conclusion : AGIR SUR LA DURÉE

“Les investissements d’aujourd’hui sont les profits de demain et les emplois d’après demain.”

Helmut Schmidt (Économiste et homme politique allemand)

D’une crise que l’on croyait il y a encore à peine un an conjoncturelle et temporaire, on assiste vraisemblablement, toutes les analyses le démontrent, à un profond changement de paradigme, qui va imposer à toute entité économique de repenser sa manière de gérer.

Il est clair qu’on ne peut plus se contenter d’une gestion approximative, non optimisée et sans lisibilité sur la réelle valeur de son entreprise.

Plutôt que de « réagir » uniquement à court terme et de répondre au coup par coup, nous vous invitons à AGIR SUR LA DURÉE, en optimisant d’ores et déjà la gestion de votre actif actuel et de vos futurs investissements.

Pour cela vous avez besoin de deux choses :

• un outil de gestion fiable, conforme, efficace et évolutif ;
• l’expertise d’une équipe dont l’optimisation des investissements est le métier depuis 15 ans, capable de vous fournir des services à très haute valeur ajoutée.

Cet article est paru dans la Revue Fiduciaire Comptable N° 359 de Mars 2009

La certification NF Logiciel comptabilité informatisée définit les données, les fonctions et les caractéristiques qu’un logiciel de gestion comptable et financière doit posséder pour permettre aux entreprises de respecter l’instruction du 24 janvier 2006 lors d’un contrôle fiscal.

Sont en effet définies dans ce texte les obligations qui incombent au contribuable en cas de vérification de sa comptabilité informatisée quant à la présentation de la documentation, des données et des traitements informatiques, ainsi que l’obligation de conservation des données.

LA DÉMARCHE D’INFOCERT

Depuis 1991 et 1996, les éditeurs de logiciels disposaient de deux instructions fiscales définissant le contrôle des comptabilités informatisées.
Cependant, il n’existait pas de vision claire des réponses à apporter aux exigences réglementaires applicables à leurs produits, en particulier de par l’évolution rapide des technologies.

Au début des années 2000, la DGI et la DVNI ont décidé de mettre à jour la réglementation sur le contrôle des comptabilités informatisées.
En 2003, INFOCERT a proposé, avec le groupe de travail dédié ACCÈS, sa contribution à la révision de ces textes. INFOCERT et les éditeurs de logiciels, représentant une part prépondérante des logiciels de gestion comptable et financière utilisés par les entreprises françaises, ont apporté leurs idées et leur savoir-faire pour amender le texte proposé. La profession des éditeurs de logiciels de gestion a ainsi été associée à la rédaction de cette nouvelle définition des exigences de contrôle des comptabilités informatisées.

Parallèlement à la contribution au texte règlementaire, le groupe de travail ACCÈS a élaboré les exigences de la certification NF Logiciel comptabilité informatisée. Ces règles ont été publiées en même temps que le BOI du 24 janvier 2006 et forment ainsi un ensemble cohérent se complétant mutuellement.

Les exigences de la marque NF Logiciel comptabilité informatisée ont ainsi été élaborées à partir de l’instruction fiscale, en définissant les caractéristiques d’un logiciel : celles-ci répondent explicitement à une exigence de l’administration fiscale concernant le logiciel ou fournissent les moyens de répondre à une telle exigence concernant l’entreprise.

La marque NF Logiciel Comptabilité informatisée est une extension de la marque NF Logiciel, laquelle atteste la qualité des logiciels et des processus de production et de maintenance de l’éditeur. Elle repose sur des normes internationales concernant le système qualité (norme ISO 9001) et la qualité des produits logiciels (norme ISO/CEI 25051).

INFOCERT : UN ORGANISME DE CERTIFICATION

INFOCERT, secrétariat technique d’AFNOR Certification, a élaboré une méthodologie d’audit pour vérifier le respect des exigences des règles NF Logiciel comptabilité informatisée.
Dans sa lettre de demande de certification, l’éditeur de logiciels s’engage à respecter l’ensemble des règles applicables et à présenter à INFOCERT toutes les fonctions de ses produits.
Après réalisation de l’audit et en cas de conformité à toutes les exigences, INFOCERT propose à AFNOR Certification d’émettre un certificat de conformité NF Logiciel comptabilité informatisée.

LES APPORTS DE LA CERTIFICATION NF

Les logiciels certifiés NF Logiciel comptabilité informatisée permettent donc de proposer des solutions respectueuses des instructions fiscales.

Pour l’utilisateur d’un logiciel certifié, la certification NF Logiciel comptabilité informatisée apporte des réponses aux questions soulevées lors de la préparation d’un contrôle fiscal :

• mon logiciel comptable assure-t-il l’enregistrement chronologique et l’irréversibilité des écritures comptables (PCG art. 420-5) ?
• mon logiciel possède-t-il une procédure de clôture périodique (PCG art. 420-6) ?
• comment mon logiciel me permet-il de répondre aux exigences de conservation et de restitution des données comptables concourant à mes déclarations fiscales des 3 dernières années au minimum (LPF art L. 13) ?
• comment mon logiciel assure-t-il la traçabilité des écritures comptables avec les pièces justificatives et les déclarations déposées (PCG art. 410-3) ?
• à quand remonte mon dernier archivage de données fiscales et quel en est le contenu ?
• quelles sont les données comptables informatisées gérées par mon logiciel ?
• mon éditeur de logiciel m’a-t-il fourni les documentations nécessaires pour répondre aux exigences légales (PCG art. 410-2) et aux besoins d’un contrôleur fiscal (LPF art. L. 13) ?
• pour tous les produits informatiques que j’utilise, ai-je à disposition la documentation permettant à un vérificateur d’en comprendre le fonctionnement (LPF art L. 13) ?

Les éditeurs de logiciels dont les produits sont certifiés NF Logiciel comptabilité informatisée sont listés sur le site d’INFOCERT : http://www.infocert.org/produits_certifies.php

INFOCERT continue de préciser, à travers l’évolution des règles de certification proposée par le Club ACCÈS, les attendus pour les domaines fonctionnels ne faisant pas l’objet d’exigences explicites dans les textes règlementaires.

La version 3.2 des règles de certification NF logiciel comptabilité informatisée couvre ainsi :

• la comptabilité ;
• la gestion commerciale ;
• les logiciels de caisse ;
• l’inventaire ;
• les immobilisations ;
• la traçabilité ;
• l’archivage.

En 2009, les travaux concernent la rédaction d’exigences relatives à la gestion de production.
INFOCERT propose également des recommandations concernant le contrôle interne et la gestion de la conformité : ces publications font référence aux normes de la profession de commissaires aux comptes, aux normes SAS70, à la loi de sécurité financière et à Sarbanes Oxley.
Elles bénéficient en outre de la participation d’INFOCERT aux travaux de l’OCDE.

L’ENGAGEMENT DES ÉDITEURS DE LOGICIELS

La certification NF Logiciel comptabilité informatisée représente l’engagement visible des éditeurs de logiciels envers sa clientèle : engagement en qualité, engagement en conformité et engagement à maintenir la conformité dans le cadre du contrat de maintenance.

INFOCERT souhaite contribuer par des propositions techniques à maintenir un dialogue constructif entre les éditeurs de logiciels responsables et l’administration fiscale. Les bénéficiaires sont les entreprises qui pourront répondre plus efficacement lors d’audits internes et de contrôles administratifs.

Liens :

Revue Fiduciaire Comptable : http://rfcomptable.grouperf.com/

INFOCERT : http://www.infocert.org/

AFNOR : http://www.afnor.org/

Page 1  >   Page 2   >  Page 3   >  Page 4   >  Page 5   >  Page 6

Une rencontre entre :

Jean-Luc VIRUEGA
Docteur Ingénieur INPG en Génie Industriel
Traçabiliticien®
Expert près la Cour d’Appel de Montpellier
Dirigeant de JLV Conseil
viruega@wanadoo.fr

Et

Bruno SAUREL
Concepteur du logiciel IMMOS
Membre du club ACCES sur la certification des comptabilités informatisées de la marque NF
Intervenant auprès de la B.V.C.I. (Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisées)
Dirigeant de VALLIS OSI
www.immos-tm.com
immos@immos-tm.com 

Qu’est ce que la traçabilité financière ?

Jean-Luc VIRUEGA :

La notion de traçabilité est définie d’une manière générale depuis longtemps dans l’industrie notamment par la norme ISO 9000:2005. Il s’agit tout d’abord de “faire la trace”, c’est-à-dire enregistrer l’entité tracée, et ensuite disposer de modalités de recherche d’informations pour retrouver son historique, et “remonter” suivant les besoins à des lots de matières premières.

En revanche la notion de traçabilité financière est un concept relativement récent et plus difficile à saisir. On peut y associer deux sens.

Un premier sens est de la définir comme la traçabilité mise en place dans “l’industrie” financière et qui va consister à tracer les “produits” de cette industrie.

Le deuxième sens, tout aussi important, consiste à la définir comme la traçabilité des données financières de toute structure étant amenée à devoir tenir une comptabilité relative à son activité.

On trouve cette notion implicitement dans les normes comptables et notamment les normes IAS/IFRS.

Pourquoi parle-t-on de traçabilité dans ce contexte de crise financière ?

Jean-Luc VIRUEGA :

On parle de traçabilité dans le contexte de crise financière justement car cette crise est assimilable à un problème classique dans une filière industrielle, à savoir une contamination ou une non-conformité de matières premières, qui rendent toxiques ou non conformes les produits mis sur le marché.
Il est alors nécessaire de retirer et de rappeler ces produits au moyen du numéro de lot ou de série.

Les “mauvais” produits ont alors chassé les “bons”, comme l’a très bien décrit G. Akerlof dans son célèbre article “The market for ‘lemons’ : quality, uncertainty and the market mechanism”, en 1970 (Quaterly Journal of Economics, 3, 84, pp.488-500).

Dès lors, les actionnaires se sont sentis abusés, car mal informés des risques liés à leurs placements et on retrouve ici le deuxième sens de la traçabilité financière, à savoir la traçabilité des données financières avec les scandales de la faillite de la banque Barings, Enron, l’affaire “Kerviel” et l’affaire “Madoff” pour ne citer que les plus médiatiques.
Ces scandales révèlent un manque de traçabilité des pratiques dans le secteur de la finance. C’est pour ces raisons que les lois Sarbanes-Oxley (ou SOX) et MIF (ou directive sur les marchés d’instruments financiers) ont été développées afin d’assurer la transparence de l’information lors de l’achat d’actions ou de produits financiers. Il en va de même pour le bilan comptable d’une entreprise qui doit justifier ses informations comptables, fiscales et financières par leur traçabilité.

Bruno SAUREL :

En effet dans ce domaine la crise financière a révélé de façon dramatique un manque total de transparence sur la situation réelle de chaque société.

Les scandales médiatiques que vous citez ont révélé cette importante faille du système : manque de transparence et donc de traçabilité, mais aussi limites des autorités de régulation, partialité voire complicité des cabinets d’audit chargés de valider les comptes.

En Europe, les Normes IAS/IFRS, dont un des objectifs de base est justement de donner une image sincère et non déformée des investissements, ont commencé à être appliquées en 2005.

En France, c’est le CRC (Comité de la Réglementation Comptable) qui est chargé d’intégrer progressivement ces Normes dans le Plan Comptable Général. On peut citer pour exemple le CRC 2002-10, qui est l’application de la Norme IAS 16 relative aux immobilisations corporelles (amortissement par composants, durée d’utilité, valeur résiduelle…)

Parallèlement, le gouvernement dans son plan de relance a mis en place de nouvelles dispositions favorables aux entreprises (suppression progressive de la Taxe Professionnelle, amortissement dégressif majoré, baisse de la TVA dans certains secteurs…)

 
Quels en sont les avantages et les inconvénients ?…

Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

Bruno SAUREL :

L’importance stratégique de l’actif immobilisé :

Il faut d’abord rappeler que pour bon nombre d’entreprises l’actif immobilisé représente le 1er emploi des ressources de l’entreprise ! C’est l’outil de production de la société, depuis la chaise de bureau jusqu’aux murs de l’établissement, en passant par l’ensemble du matériel nécessaire à la production de biens et/ou services.

La méconnaissance de la valeur de l’actif a des conséquences préjudiciables pour l’entreprise :

• Image bilancielle déformée
• Valeurs d’assurance et coûts de maintenance trop élevés
• Mauvaise stratégie d’amortissement, amenant un résultat d’exploitation altéré
• Aucune optimisation de l’impôt
• Taxe professionnelle trop élevée
• Dévalorisation de l’actif en cas de cession de l’entreprise.

Il est donc nécessaire de maîtriser toute l’information relative aux immobilisations, depuis les données financières jusqu’aux données logistiques.

La non-maitrise de l’information entraine la reproduction permanente des dysfonctionnements et erreurs dus à une méconnaissance du sujet ou à des outils non performants.

On voit donc que la traçabilité dans ce domaine n’offre que des avantages, et aucun inconvénient !

Quelques exemples de la nécessité de traçabilité :

L’obligation d’amortissement par composants, qui est un des points clés du CRC 2002-10, est un exemple significatif de la nécessité de traçabilité.

Rappelons que ce règlement prévoit 2 méthodes de décomposition :

• La réallocation des valeurs comptables, ou méthode prospective
• La reconstitution historique des composants, ou méthode rétrospective.

Cette 2ème méthode a été très peu employée dans les sociétés, alors qu’elle offrait une opportunité historique de revaloriser le bilan. Mais la plupart des outils ne permettaient pas de reconstituer de façon fiable l’historique de chaque composant et de calculer l’impact sur les capitaux, tout en conservant la parfaite traçabilité de l’opération. Beaucoup d’entreprises se sont donc privées de cet avantage par manque d’outil performant.

Nous avons, dès la validation officielle du CRC 2002-10, développé ces deux méthodes de décomposition avec une totale traçabilité, approuvée par la DGI.

Autre exemple : le changement de plan d’amortissement. C’est une opération sensible, qui exige un niveau de traçabilité élevé.

D’abord il est impératif de justifier le changement de plan : s’agit-il d’une erreur à régulariser immédiatement ? d’un changement de conditions d’utilisation ? de l’application de nouvelles règles ? etc…

De plus, l’écart de sous-amortissement ou de sur-amortissement engendré par le changement de plan doit être correctement calculé :

• doit-on l’imputer au plan passé (en cas d’erreur par exemple) ?
• ou faut-il le répartir sur les dotations futures ?

Dans IMMOS, chaque Bien faisant l’objet d’un changement de plan est parfaitement tracé, depuis la situation du Bien avant le changement, en passant par l’opération elle-même, jusqu’à la situation du Bien après le changement, avec le nouveau plan d’amortissement.

Quelles sont les conséquences et les pratiques actuelles de traçabilité ?…

Quelles sont les conséquences et les pratiques actuelles de traçabilité ?

Jean-Luc VIRUEGA :

En continuant la comparaison de l’industrie financière à l’industrie classique, on peut mettre en évidence les conséquences probables dans le secteur de la finance en termes de traçabilité.

Il est fort probable qu’une obligation de traçabilité des produits financiers voit le jour afin de diminuer le risque de “contamination croisée” des marchés. Ensuite, les obligations de traçabilité des données et des pratiques financières vont être augmentées, notamment par les autorités telles que l’AMF ou l’administration fiscale (par l’intermédiaire notamment des B.V.C.I.). Ce qui se retrouve au niveau des pratiques actuelles de traçabilité qui sont en plein développement dans ce secteur, comme en témoigne la certification ISO 9001:2008 des cabinets d’expertise comptable et même des ordres régionaux et nationaux.

Maintenant, il convient de relativiser ce développement qui s’effectue dans un contexte particulier.

La traçabilité est historiquement considérée comme une contrainte et les acteurs d’un secteur estiment souvent qu’un système de traçabilité répond avant tout à une obligation réglementaire avec un coût important sans pour autant permettre une valeur ajoutée à leur métier, alors que c’est un outil efficace et rentable dans le fond.

Bruno SAUREL :

En termes d’obligations l’entreprise doit tenir à disposition de l’administration un archivage fiscal complet, avec l’intégralité des éléments comptables qui la constitue, ce qui dans le domaine de la gestion des immobilisations signifie :

• Historique des événements du cycle de vie des immobilisations (sortie partielle, changement de plan, décomposition, changement d’établissement, etc…)
• Intégralité des écritures comptables relatives aux biens.

En d’autres termes, toutes les données qui concourent directement ou indirectement aux résultats comptables et aux déclarations fiscales  doivent être accessibles.

La mise en œuvre de ces obligations réglementaires a déjà un intérêt évident : une sécurité totale vis-à-vis de l’administration fiscale.

Mais au-delà de cet aspect, le simple respect des lois permet à l’entreprise :

• d’optimiser les résultats d’exploitation,
• de renforcer les capitaux propres,
• de diminuer le coût du financement bancaire,
• d’améliorer la trésorerie et de diminuer l’impôt des sociétés,
• de mettre à disposition de tous les acteurs une information sincère et transparente.

Mais la matière grise ne suffit pas. Sans un logiciel conçu dans cet objectif, et garantissant l’entière traçabilité des opérations, il est impossible d’appliquer ces mesures si avantageuses pour l’entreprise.

Comment développer un système de traçabilité ?…

Comment développer un système de traçabilité ?

Jean-Luc VIRUEGA :

Pour développer un système de traçabilité, il convient de mettre en place une démarche d’ingénierie avec une identification du besoin (pourquoi mettre en place un système de traçabilité ?) en point de départ, pour arriver ensuite à définir les moyens nécessaires (comment et quoi tracer ?).

Étant donné la nature immatérielle des produits de ce secteur, il est nécessaire et important de se poser des questions de traçabilité de l’information, avec des notions d’identification, d’enregistrement et de restitution de données.

Outre les recommandations d’usage (définition claire de l’entité tracée, identifiants, procédures, tests…) je recommande surtout de ne pas faire une “usine à gaz”, autrement dit de ne pas pêcher par excès et compliquer les choses qui le sont déjà assez par nature.

Bien souvent, je constate qu’un professionnel a tendance à considérer la traçabilité comme une activité complexe qui doit tout enregistrer et tout tracer tout le temps. Dès lors le système de traçabilité mis en place devient tellement lourd et perturbant à gérer qu’il engendre plus de problèmes qu’il n’en résout.
Il ne faut pas oublier que tout professionnel fait déjà de la traçabilité dans son activité, mais qu’elle est en général implicite. Il est donc important de révéler ces pratiques implicites et de les formaliser par une approche processus. C’est pour cela qu’un regard extérieur d’un professionnel peut être plus efficace que le seul développement interne.

Bruno SAUREL :

Le développement d’un système de traçabilité, en ce qui concerne un logiciel d’immobilisations, consiste à mettre à disposition de l’utilisateur toutes les informations dont il a besoin dans ce domaine d’une manière organisée et cohérente.

Cela signifie :

1- Disposer d’un outil de recherche et de sélection simple et performant à la fois : recherches des biens par date d’entrée, méthode d’amortissement, établissement, section analytique, compte, groupes de biens, désignation, etc…

2- Disposer d’éditions claires et paramétrables : tableau des immobilisations avec le détail des opérations, tableau des entrées et des sorties, cumul des comptes, liasses fiscales, édition détaillée de l’inventaire, etc…

3- Disposer d’un outil de génération et d’exportation de toutes les écritures comptables afférentes aux immobilisations : par compte, par bien, par événement, etc…

Quels sont les bénéfices de la mise en place d’un système de traçabilité ?…