L’absence d’inventaire annuel est hautement préjudiciable aux intérêts et à la bonne marche de l’entreprise. Voici quelques conséquences dommageables dans ce domaine riche en situations inattendues :
- Paiement sans cause de primes d’assurance ou de services de maintenance.
- Maintien, dans les bases de calcul de la Taxe Professionnelle, de biens n’existant plus (observation analogue pour des biens fonciers sortis ou détruits sans mise à jour des inscriptions cadastrales).
- Dissimulation de l’appropriation délictueuse d’un bien.
- Présentation d’un compte de Résultat inexact dans la mesure où figure encore dans l’actif un bien sorti présentant une valeur comptable nette significative…
RAPPEL DES RÈGLES
L’article 123-12 du Code de Commerce fait obligation à toute entreprise de «… contrôler par inventaire une fois tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments Actifs et Passifs du patrimoine de l’Entreprise…»
En outre l’article 123-177 précise que « …l’inventaire est un relevé détaillé de tous les éléments d’actif et de passif au regard desquels sont mentionnés la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire… »
Le terme d’inventaire évoque généralement le collationnement des stocks de toute nature : marchandises, matières premières, travaux en cours, approvisionnements, etc … nul n’ignore cette prescription.
L’inventaire des immobilisations paraît souvent secondaire voire superflu. Or c’est l’occasion annuelle de constater l’existence et l’état des biens composant l’outil de l’entreprise.
Cette opération permet aux Services :
- de vérifier l’existence physique des biens et leur bon état de fonctionnement ;
- d’examiner les contrats et titres de propriété ;
- de comparer les valeurs comptables nettes avec les valeurs de marché s’il en existe, pour constater les dépréciations éventuelles, etc…
LES RISQUES DE L’ABSENCE D’INVENTAIRE
Dans ce domaine les carences peuvent avoir des conséquences insidieuses, très préjudiciables à l’entreprise et dont voici quelques exemples courants :
- Non-constatation de la sortie d’immobilisations suite à leur cession, à leur mise au rebut, leur destruction ou leur disparition.
- Maintien dans l’actif de biens hors d’usage dont la durée d’utilité est expirée.
- Maintien des coûts accessoires à un bien principal sorti de l’actif, situation susceptible de se présenter fréquemment avec l’application de la décomposition.
- Activation de réparations sans sortie partielle du composant remplacé.
- Confusion de biens lors d’une sortie.
- Oubli de biens chez des tiers ou abandon dans l’environnement.
- Maintien irrégulier d’immobilisations achevées dans le compte « Immobilisations en cours ».
- Maintien d’actifs incorporels ou financiers sans valeur ou périmés.
OPTIMISER LES RÉSULTATS DE L’INVENTAIRE
Réduire les coûts de maintenance, réviser les valeurs d’assurance, diminuer la taxe professionnelle, renégocier la taxation foncière, mesurer la valeur réelle de son actif, tels sont les enjeux et intérêts de l’inventaire des immobilisations.
Une fois l’inventaire physique réalisé, il est indispensable d’exploiter les résultats, autrement dit de procéder au rapprochement entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable, afin de préparer les opérations adéquates de régularisation.
Tant sur un plan logistique et organisationnel :
- Mise à jour de la description des biens : libellés, quantités, références techniques, nomenclature, code barre, immatriculation…
- Mise à jour des prestataires : fournisseurs, sociétés de maintenance, d’assurance…
- Constitution de groupes de biens
- Mise en place des localisations
- Étiquetage des biens
Que sur un plan économique :
- Reclassement comptable
- Mise à jour des affectations aux sections analytiques
- Décomposition des biens complexes (CRC 2002-10)
- Vérification de l’état des immobilisations présentes, en vue de l’application des durées d’utilité (pour les biens non encore amortis)
- Mises à jour des biens sortis et à sortir (totalement et/ou partiellement).
La détection des biens sortis et obsolètes permet en effet de renégocier le coût de la maintenance du matériel.
Il faut également souligner que nonobstant son impact sur la Taxe Professionnelle (dont à ce jour personne ne connaît vraiment le devenir précis), l’inventaire des immobilisations a un impact direct sur le coût des primes d’assurance. En effet celui-ci est in fine toujours indexé sur la base des valeurs brutes déclarées.
Enfin la détection de la présence des biens permet de définir les durées réelles d’utilité des biens qui sont, dans l’immense majorité des cas, toujours plus LONGUES que les durées fiscales d’usage.
EN CONCLUSION
La réalisation périodique de l’inventaire est indispensable pour le chef d’entreprise afin de :
- Connaitre de façon permanente et actualisée la valeur de l’actif immobilisé de son entreprise
- Réduire les couts d’assurance et de maintenance
- Améliorer sensiblement le résultat d’exploitation par l’application de la durée d’utilité dans l’amortissement comptable
- Diminuer au maximum la taxe professionnelle.
Outre cet intérêt économique, il faut rappeler que le non-respect des dispositions du Code de Commerce ouvre la voie à de multiples situations susceptibles d’engager la responsabilité pénale des Dirigeants.
Par le caractère complet des informations enregistrées et grâce aux critères de sélection qui leur sont associés, le Progiciel « IMMOS » permet de suivre aisément la situation de chaque immobilisation et de contrôler toutes les étapes de son cycle de vie.