Par Jean-Louis MICHEL
Direction générale d’INFOCERT (http://www.infocert.org)
Secrétariat technique d’AFNOR Certification
Membre du comité directeur du Tax eAudit Group de l’OCDE
Cet article est paru dans la Revue Fiduciaire Comptable N° 359 de Mars 2009
La certification NF Logiciel comptabilité informatisée définit les données, les fonctions et les caractéristiques qu’un logiciel de gestion comptable et financière doit posséder pour permettre aux entreprises de respecter l’instruction du 24 janvier 2006 lors d’un contrôle fiscal.
Sont en effet définies dans ce texte les obligations qui incombent au contribuable en cas de vérification de sa comptabilité informatisée quant à la présentation de la documentation, des données et des traitements informatiques, ainsi que l’obligation de conservation des données.
LA DÉMARCHE D’INFOCERT
Depuis 1991 et 1996, les éditeurs de logiciels disposaient de deux instructions fiscales définissant le contrôle des comptabilités informatisées.
Cependant, il n’existait pas de vision claire des réponses à apporter aux exigences réglementaires applicables à leurs produits, en particulier de par l’évolution rapide des technologies.
Au début des années 2000, la DGI et la DVNI ont décidé de mettre à jour la réglementation sur le contrôle des comptabilités informatisées.
En 2003, INFOCERT a proposé, avec le groupe de travail dédié ACCÈS, sa contribution à la révision de ces textes. INFOCERT et les éditeurs de logiciels, représentant une part prépondérante des logiciels de gestion comptable et financière utilisés par les entreprises françaises, ont apporté leurs idées et leur savoir-faire pour amender le texte proposé. La profession des éditeurs de logiciels de gestion a ainsi été associée à la rédaction de cette nouvelle définition des exigences de contrôle des comptabilités informatisées.
Parallèlement à la contribution au texte règlementaire, le groupe de travail ACCÈS a élaboré les exigences de la certification NF Logiciel comptabilité informatisée. Ces règles ont été publiées en même temps que le BOI du 24 janvier 2006 et forment ainsi un ensemble cohérent se complétant mutuellement.
Les exigences de la marque NF Logiciel comptabilité informatisée ont ainsi été élaborées à partir de l’instruction fiscale, en définissant les caractéristiques d’un logiciel : celles-ci répondent explicitement à une exigence de l’administration fiscale concernant le logiciel ou fournissent les moyens de répondre à une telle exigence concernant l’entreprise.
La marque NF Logiciel Comptabilité informatisée est une extension de la marque NF Logiciel, laquelle atteste la qualité des logiciels et des processus de production et de maintenance de l’éditeur. Elle repose sur des normes internationales concernant le système qualité (norme ISO 9001) et la qualité des produits logiciels (norme ISO/CEI 25051).
IMPORTANTLe concept de comptabilité informatisée :
- ne concerne pas la définition des règles comptables ;
- ne se réduit pas aux seuls aspects comptables et concerne également la gestion commerciale pour les opérations d’achat et de vente, la gestion des stocks pour la tenue de l’inventaire, la gestion des immobilisations pour les amortissements…
- couvre l’ensemble des systèmes informatisés contribuant directement ou indirectement à la production des écritures comptables concourant à la formation du résultat fiscal ;
- concerne aussi bien les données gérées et produites que les fonctions du système et les pièces justificatives, les commandes et les factures émises et reçues, les déclarations d’échange de biens…
INFOCERT : UN ORGANISME DE CERTIFICATION
INFOCERT, secrétariat technique d’AFNOR Certification, a élaboré une méthodologie d’audit pour vérifier le respect des exigences des règles NF Logiciel comptabilité informatisée.
Dans sa lettre de demande de certification, l’éditeur de logiciels s’engage à respecter l’ensemble des règles applicables et à présenter à INFOCERT toutes les fonctions de ses produits.
Après réalisation de l’audit et en cas de conformité à toutes les exigences, INFOCERT propose à AFNOR Certification d’émettre un certificat de conformité NF Logiciel comptabilité informatisée.
Il ne s’agit donc pas d’une norme, mais d’un système de certification. Contrairement à la conformité à une norme, aucun éditeur ne peut annoncer sans certification la conformité de ses logiciels aux exigences de la marque NF Logiciel comptabilité informatisée.
Enfin, un audit de surveillance annuel est réalisé par INFOCERT pour contrôler la conformité des produits certifiés aux règles en vigueur.
L’intervention d’une tierce partie renforce l’engagement des éditeurs de logiciels et la confiance dans les produits certifiés.
LES APPORTS DE LA CERTIFICATION NF
Les logiciels certifiés NF Logiciel comptabilité informatisée permettent donc de proposer des solutions respectueuses des instructions fiscales.
Pour l’utilisateur d’un logiciel certifié, la certification NF Logiciel comptabilité informatisée apporte des réponses aux questions soulevées lors de la préparation d’un contrôle fiscal :
- mon logiciel comptable assure-t-il l’enregistrement chronologique et l’irréversibilité des écritures comptables (PCG art. 420-5) ?
- mon logiciel possède-t-il une procédure de clôture périodique (PCG art. 420-6) ?
- comment mon logiciel me permet-il de répondre aux exigences de conservation et de restitution des données comptables concourant à mes déclarations fiscales des 3 dernières années au minimum (LPF art L. 13) ?
- comment mon logiciel assure-t-il la traçabilité des écritures comptables avec les pièces justificatives et les déclarations déposées (PCG art. 410-3) ?
- à quand remonte mon dernier archivage de données fiscales et quel en est le contenu ?
- quelles sont les données comptables informatisées gérées par mon logiciel ?
- mon éditeur de logiciel m’a-t-il fourni les documentations nécessaires pour répondre aux exigences légales (PCG art. 410-2) et aux besoins d’un contrôleur fiscal (LPF art. L. 13) ?
- pour tous les produits informatiques que j’utilise, ai-je à disposition la documentation permettant à un vérificateur d’en comprendre le fonctionnement (LPF art L. 13) ?
Les éditeurs de logiciels dont les produits sont certifiés NF Logiciel comptabilité informatisée sont listés sur le site d’INFOCERT : http://www.infocert.org/produits_certifies.php
INFOCERT continue de préciser, à travers l’évolution des règles de certification proposée par le Club ACCÈS, les attendus pour les domaines fonctionnels ne faisant pas l’objet d’exigences explicites dans les textes règlementaires.
La version 3.2 des règles de certification NF logiciel comptabilité informatisée couvre ainsi :
- la comptabilité ;
- la gestion commerciale ;
- les logiciels de caisse ;
- l’inventaire ;
- les immobilisations ;
- la traçabilité ;
- l’archivage.
En 2009, les travaux concernent la rédaction d’exigences relatives à la gestion de production.
INFOCERT propose également des recommandations concernant le contrôle interne et la gestion de la conformité : ces publications font référence aux normes de la profession de commissaires aux comptes, aux normes SAS70, à la loi de sécurité financière et à Sarbanes Oxley.
Elles bénéficient en outre de la participation d’INFOCERT aux travaux de l’OCDE.
L’ENGAGEMENT DES ÉDITEURS DE LOGICIELS
La certification NF Logiciel comptabilité informatisée représente l’engagement visible des éditeurs de logiciels envers sa clientèle : engagement en qualité, engagement en conformité et engagement à maintenir la conformité dans le cadre du contrat de maintenance.
L’utilisation de logiciels certifiés NF Logiciel comptabilité informatisée permet de limiter les coûts liés à la préparation d’un contrôle fiscal.
Elle permet aussi de réduire les risques de sanctions pénales dus à l’utilisation de logiciels et de systèmes informatisés permissifs.
INFOCERT souhaite contribuer par des propositions techniques à maintenir un dialogue constructif entre les éditeurs de logiciels responsables et l’administration fiscale. Les bénéficiaires sont les entreprises qui pourront répondre plus efficacement lors d’audits internes et de contrôles administratifs.
ProspectiveLa certification NF logiciel comptabilité informatisée n’est pas la certification des caractéristiques et des fonctions qu’un logiciel de comptabilité doit posséder pour satisfaire l’ensemble, ou la grande majorité, des utilisateurs de logiciels de ce type : d’où l’absence d’exigences pour des fonctions spécifiques, telles que le lettrage, le rapprochement bancaire…
Seul leur impact a été évalué.Il serait possible de définir les caractéristiques minimales d’un logiciel de comptabilité : un consensus devrait être obtenu par l’ensemble des parties prenantes, Autorité des normes comptables, Compagnie nationale des commissaires aux comptes, Ordre des experts comptables, éditeurs de logiciels, auditeurs internes…
C’est une autre certification qu’INFOCERT est prêt à prendre en charge dès que la demande sera exprimée explicitement.
Liens :
Revue Fiduciaire Comptable : http://rfcomptable.grouperf.com/
INFOCERT : http://www.infocert.org/
AFNOR : http://www.afnor.org/